Modell for sirkulære leieprosesser

Hvem står bak veilederen?

Veilederen er utviklet av Nr. 17 Bærekraftsnettverk for interiørarkitektur og Grønn Byggallianse, i samarbeid flere a

ktører fra verdikjeden i leieprosesser. Selskapene som har bidratt er Entra ASA, KLP Eiendom, Storebrand Real Estate, Pareto og Statsbygg på eiersiden, samt Malling & Co, Statsbygg og Union på meglersiden. Aktiv Bygg entreprenør, Magna Construction Management og Sane, Vinter og IARK interiørarkitekter har også deltatt aktivt i utviklingen.

To studenter fra Handelshøyskolen BI har fulgt arbeidet som del av en masteroppgave i «Major in Strategy» våren 2026.

Tusen takk til alle som har bidratt med tid, stort engasjement og kloke innspill i kollokvier, verksteder og seminarer, for å utvikle denne nye modellen for sirkulære leieprosesser.

Introduksjon

Anskaffelse av nye lokaler omhandler hvordan arealene kan understøtte virksomhetens overordnede strategi, sørge for god funksjonalitet og arbeidsflyt, bygge identitet og kultur, og være et godt sted for ansatte og brukere å være. Areal- og funksjonsbehovene for nye lokaler må være basert på en kartlegging og analyse av bruk og tilstedeværelse, som så danner grunnlaget for fremtidige areal- og overordnede funksjonsbehov.

Et gjennomtenkt arbeidsmiljø kan øke trivsel, engasjement og produktivitet, og gjøre det mer attraktivt for ansatte å være fysisk til stede på arbeidsplassen. De fleste virksomheter har i tillegg en bærekraftstrategi, med mål om å redusere negativ påvirkning på ytre miljø. I denne sammenhengen kan leie av arealer være et strategisk verktøy som bidrar vesentlig til å redusere virksomhetens fotavtrykk.

Eiendomsbransjen preges i dag av et motsetningsforhold mellom tradisjonelle leiemodeller og nye krav til bærekraft og sirkularitet, og aktørene i verdikjeden har ofte ulike insentiver, mål og perspektiver. Det eksisterer et “gap” mellom ambisjoner om mer bærekraftige løsninger og faktisk gjennomføring i prosjekter, der de bærekraftige løsningene ofte gjennomføres som enkeltstående piloter og er vanskelig å løfte fra prosjekt- til porteføljenivå.

I dag foregår leietakerprosesser i stor grad i lukkede prosesser, som resulterer i at gårdeier mottar en kravspesifikasjon fra leietaker om hvordan lokalene skal utformes, uten å forholde seg til mulighetene i eksisterende bygg. Resultatet er at store mengder materialer, inventar, teknisk utstyr og møbler skiftes ut hver gang et nytt leieforhold inngås, selv om mye fullt ut kan bestå eller ombrukes, og dekke leietakers behov.

Fast inventar og interiør omfattes ikke av Byggteknisk forskrift eller miljøsertifiseringer for bygg, og disse hyppige utskiftningene er heller ikke en del av klimagassberegningene for et bygg. Utslippene og ressursbruken blir dermed «usynlig» i byggenes livsløp.

Denne veilederen beskriver en modell for sirkulære leieprosesser, som har som mål å redusere både ressursbruk og klimagassutslipp i nye leieforhold, samtidig som den ivaretar leietakers behov. Modellen består av 13 steg i en prosessbeskrivelse, der mer åpenhet, dialog, samspill og utprøving av løsninger i eksisterende bygg står sentralt.

Dagens praksis

Figuren over viser dagens praksis ved anskaffelse av nye lokaler, sett fra leietakers ståsted. Hele prosessen frem mot ferdig kravspesifikasjon (steg 1-4) foregår som regel i en lukket prosess hos leietaker. Kravspesifikasjoner som utarbeides er ofte tilpasset nybygg, og prosessen tar ikke hensyn til at leietaker kanskje skal flytte inn i eksisterende bygningsmasse. Leietaker har ikke alltid kunnskap om eller et aktivt forhold til kravene som stilles i kravspesifikasjonen.

Dialogen med gårdeiere om potensielle leieobjekter starter først etter at en detaljert kravspesifikasjon er utarbeidet. For gårdeiere som skal gi tilbud, er det en krevende øvelse å skulle levere eksisterende lokaler etter en «nybyggspek». Hvilket handlingsrom har gårdeier uten å miste leietakeren på veien? Hvordan skal leietaker klare å skille leieobjektene, hvor både økonomi, energiforbruk og ressursbruk er synlig? Hvordan kan en slik ny prosess se ut?

Svaret er å korte ned den lukkede prosessen, og sette i gang dialog med ulike tilbydere tidligere med fokus på eksisterende utleieobjekter. Leieobjektene må tydeligere understøtte leietakers bærekraftstrategi. Leietager har ikke alltid erfaring med flytteprosesser, da disse skjer sjeldent. Det er viktig at leietagers rådgivere og gårdeiere etterspør hvilken bærekraftstrategi leietager har, og tilpasser sine tilbud for å understøtte denne.

For leietager er det viktig at strategien er forankret i ledelsen, og at teamet som skal forhandle leiekontrakt har et tydelig mandat til å lete etter objekter som støtter strategien. Videre bør det legges opp til en mer dialogbasert tilnærming med felles ambisjoner tilpasset det enkelte prosjekt/eiendom, og samarbeid med gårdeier om felles ambisjoner og måleindikatorer.

Ny samspillsmodell

I ny modell er den lukkede prosessen der leietaker konkretiserer behov og utarbeider en detaljert kravspesifikasjon krympet, og erstattet av en lengre dialogfase mellom leietaker og aktuelle gårdeiere. Hensikten er at en omforent leveransebeskrivelse skal erstatte kravspesifikasjonen på et senere tidspunkt enn det som er praksis i prosessen i dag.

Ved å synliggjøre bærekraftsambisjoner fra begge parter tidlig i leieprosessen, får gårdeiere mulighet til å vise hvordan leietakers behov kan ivaretas gjennom bruk og tilpasning av eksisterende lokaler. Dialogformen i modellen legger til rette for at gårdeier og leietaker samarbeider om å redusere klima- og miljøbelastningen, samtidig som leietakers behov ivaretas.

Overgangen fra en lineær prosess til en mer samspillsbasert modell forutsetter at partene bruker mer tid sammen i de tidlige og midtre fasene av prosjektet. Gjennom tett dialog, åpen kommunikasjon og gjensidig forståelse bygges tillit. Dette legger grunnlaget for felles, forankrede ambisjoner. Resultatet er bedre beslutninger og et prosjekt som demonstrerer hva som er mulig å oppnå innenfor rammene av tid, kost, kvalitet – og ikke minst økt grad av sirkularitet. Prosessen er beskrevet steg for steg under.

Steg 1-4: Lukket prosess

Prosessen starter med at både leietaker og gårdeier gjennomfører hver sin behovs- og mulighetskartlegging, hvor leietaker definerer overordnede behov og strategi, og gårdeier kartlegger kvalitetene og potensialet i sitt utleieobjekt. Deretter åpnes det for en tidlig dialogfase hvor leietaker presenterer sine behov til flere gårdeiere, og gårdeiere vurderer om deres objekt er en god match.
Videre gjennomfører leietaker en markedskartlegging og velger ut aktuelle bygg basert på kriterier som beliggenhet, pris og bærekraftsambisjoner, før det snevres inn til en shortlist.

Steg 1 Behovsanalyse, strategi og kartlegging

A) Prosessen starter med en intern, lukket fase hvor leietaker avklarer om de skal reforhandle, eller om de ønsker å konkurranseutsette leieforholdet. De kartlegger sine overordnede behov basert på strategi, kultur og fremtidig arbeidsplasskonsept.

B) Samtidig kartlegger gårdeier sitt utleieobjekt, inkludert kvaliteter, teknisk tilstand og muligheter for bevaring, ombruk og andre miljøaspekter. Gårdeiere bør ha god oversikt over sine potensielle utleieobjekter med tanke på sirkularitet i forkant av en prosess. Da er gårdeier bedre forberedt når det kommer et søk i markedet.

Steg 3 Markedskartlegging og ambisjoner

A) Leietaker gjennomfører en markedskartlegging og etablerer en longlist basert på interessenter, med fokus på beliggenhet, pris og bærekraft.

B) Parallelt presenterer gårdeier byggets potensial, funksjoner og mulige konsekvenser for økonomi, CO₂ og sirkularitet.

Steg 4 Valg av shortlist

Leietaker evaluerer aktuelle alternativer sammen med rådgivere og velger en shortlist på 3–5 bygg basert på hvor godt de støtter virksomhetens behov og ambisjoner.

Steg 5-8: Dialog

I neste fase møtes partene fysisk for befaringer og dialog, slik at man tidlig kan avdekke om det er reell match mellom behov og bygg. Basert på dette utarbeider gårdeier et indikativt tilbud, som leietaker vurderer opp mot egne behov, og øvrige alternativer. Leietager reduserer antall interessante objekter. Deretter går partene inn i en dialogfase hvor de utvikler en felles leveransebeskrivelse tilpasset både byggets muligheter og leietakers prioriteringer.

Steg 5 Befaring og speed-date

Det gjennomføres befaringer og direkte møter mellom leietaker og gårdeier, hvor begge parter får en bedre forståelse av leietakers behov, og gårdeiernes objekter med tanke på kvaliteter og begrensninger. Dette bidrar til å avklare om det er reell match og redusere unødvendig ressurs- og tidsbruk.

Steg 6 Indikative tilbud

A) Gårdeier utarbeider et indikativt tilbud med prisintervall og vurdering av hvor godt bygget kan møte leietakers behov og bærekraftsambisjoner.

B) Leietaker vurderer tilbudene og reduserer antall alternativer videre i prosessen.

Steg 7 Leveransebeskrivelse, rom og funksjonsprogram

A) Partene går inn i en samspillsfase hvor de sammen utvikler en omforent leveransebeskrivelse, basert på byggets faktiske muligheter og leietakers prioriteringer.

B) Kravspesifikasjonen, som ofte er basert på nybygg spesifikasjon, erstattes med felles utviklet leveransebeskrivelse, rom- og funksjonsprogram.

Steg 8 Tilbudsforhandlinger

Leietaker og gårdeier samarbeider tett for å ferdigstille et konkret og detaljert tilbud, inkludert løsninger, kvaliteter, pris og bærekraftsparametere. Samtidig avklares hva som kan beholdes og hva som må tilpasses i bygget.

Steg 9-13: Samspill

Til slutt gjennomføres forhandlinger og kontraktsinngåelse, før prosjektet realiseres gjennom bygging og tilpasning i tett samspill. Prosessen avsluttes med overtakelse, opplæring og drift, med fokus på langsiktig bruk, bærekraft og verdibevaring av lokalene.

Steg 9 Sluttforhandling og kontrakt

Partene gjennomfører sluttforhandlinger, med mål om å lande kontrakten basert på avklaringer som allerede i stor grad er gjort i dialogfasene. Det legges også opp til gjensidige krav knyttet til bærekraft og drift. Det er viktig at standard leiekontrakt tilpasses i tråd med det partene har blitt enige om. Kontrakten må beskrive hvordan risiko fordeles mellom partene og hvordan eventuelle feil og mangler skal håndteres. Ansvarsfordeling knyttet til drift og vedlikehold i leieperioden må også beskrives i kontrakten.

Steg 10 Test og kvalitetssikring

Det gjennomføres testing og kvalitetssikring av løsninger, spesielt knyttet til ombruk, for å sikre at funksjonelle krav som lyd og kvalitet ivaretas før gjennomføring. Dette arbeidet foregår i tett samarbeid mellom partene for å trygge leietager om at de valgene som blir tatt vil tilfredsstille deres behov. Tett dialog og avklaring underveis er viktig for å bygge tillitt og felles forståelse av de valgte løsningene. Felles forståelse av valgene vil kunne bidra til lavere konfliktnivå i leieperioden.

Steg 11 Byggeprosjekt og realisering

Prosjektet realiseres gjennom bygging og tilpasning av lokalene, med tett samarbeid mellom partene. Leietaker involveres aktivt i valg av løsninger, materialer og ombruk, med felles ansvar for resultatet.

Steg 12 Opplæring og oppfølging

Ved overtakelse får leietaker opplæring i bruk, drift og vedlikehold av lokalene, og starter deretter sin leieperiode. Eventuelle mangler håndteres i henhold til inngått kontrakt, som regulerer dette som en del av gårdeiers ansvar.

Steg 13 Forvaltning, drift og vedlikehold

Til slutt går prosjektet over i en driftsfase hvor gårdeier har ansvar for tekniske anlegg og fellesarealer, mens leietaker drifter lokalene i tråd med avtalen, med fokus på langsiktighet og verdibevaring. Det er viktig med god og tett dialog mellom gårdeier og leietager for å sikre at prosjektets formål videreføres gjennom hele leieperioden.

Eksempler på ny praksis

Dagens modell belønner ofte nybygg fordi det oppleves som enklere, forutsigbart og mer lønnsomt på kort sikt, og fordi mange frykter at ombruk og sirkulære løsninger kan gå på bekostning av funksjonalitet, kvalitet, risiko eller fleksibilitet. I tillegg er det en bekymring for skjulte kostnader eller uforutsette tilpasninger. Disse barrierene må adresseres gjennom bedre kunnskap, tydeligere rammer og økt samarbeid mellom partene.

Skal ombruk og sirkulære løsninger få reell gjennomslagskraft, må det skapes nye insentiver og samarbeidsmodeller, og måleparametere må i større grad reflektere langsiktig verdi, redusert klimaavtrykk og ressursutnyttelse. Bransjen oppfordres derfor til å teste ut modellen gjennom praktiske eksempler, og dele ny kunnskap og erfaringer med andre.

Ved valg av leieavtale brukes ofte standardavtalene fra Norsk Eiendom og Norges Eiendomsmeglerforbund. Disse regnes som bransjestandard og er et godt utgangspunkt for sirkulære leiekontrakter. Ved tilpasning av leiekontrakt er det spesielt viktig å avklare ansvar for utskifting og vedlikehold mellom utleier og leietaker.

Standardkontraktene er blant annet tilgjengelig for medlemmer av Norsk Eiendom på deres nettside https://www.norskeiendom.org/maler-og-veiledere/standard-leieavtaler.